업무 협업 툴이 주목되는 이유
업무 협업 툴이란 단어가 생소할 수도 있지만 현대 비즈니스 환경에서는 더욱 더 주목이 되고 있습니다. 전세계적으로 원격 작업과 지사 간의 업무 협업 업무가 증가하면서 실시간 커뮤니케이션 과 작업 협업이 필수적으로 요구되고 있습니다. 협업 툴은 팀원 간 업무 일정 및 할일 목록 공유, 파일 공유, 프로젝트 관리, 회의 및 의사소통 도구로서 업무 생산성 향상과 오류를 감소 시킬 수 있습니다. 이 모든 것은 작업의 효율성을 향상 시키며 소통을 원활하게 해주어 프로젝트 완료 기간을 단축 시키고 비용을 절감하는데 도움을 줄 수 있습니다. 이러한 업무 협업 툴은 무엇이고 어떤 것이 있으며 선택 시 고려 사항에 대해 알아보겠습니다.
업무 협업 툴이란
업무 협업 툴은 소프트웨어로 조직 내부나 팀 내에서 업무를 효과적으로 관리하고 협업하는데 도움을 주는 도구입니다. 이러한 도구들은 급 변화하는 현대 조직에서 더욱 필수적인 상황입니다. 업무 협업툴은 조직 내에서 업무를 효율적으로 관리하고 팀원들 간에 협업을 강화하기 위한 필수 도구로 간주됩니다. 예를 들어 영업팀, 고객 관리팀, AS팀, 마케팅팀이 있습니다. 마케팅 팀에서 어떠한 프로모션을 하는지 타 팀과 공유할 수 있는 플랫폼이 구축되고, AS팀에서 어려움을 겪은 고객이 다시 전화로 인입 되어 고객 관리팀이 전화 응대를 할 경우 바로 이전에 어떠한 이슈가 있었는지 파악하여 고객의 불편함을 최소화하고 문제를 해결 할 수 있는 플랫폼을 갖추는 것, 이것이 바로 업무 협업 툴입니다. 각 팀 간 이러한 도구들은 업무 생산성을 향상 시키고 조직의 경쟁력을 높이는 데 중요한 역할을 합니다.
업무 협업 툴의 장점
첫 번째로 효율적인 업무 관리가 가능합니다. 업무 협업 툴은 업무 일정, 할 일 목록, 프로젝트 진행 상황 등을 한눈에 파악할 수 있도록 도와줌으로 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 두 번째 실시간 협업이 가능합니다. 업무 협업 툴은 실시간 채팅, 공유 문서, 공동 작업 기능을 제공하여 팀원들 간에 실시간으로 소통하고 협업 할 수 있도록 도와줍니다. 이로 인해 의사소통과 협업이 원활해집니다. 세 번째 정보 중앙 집중화입니다. 이것은 그 어떤 장점보다 가장 큰 장점이라고 생각합니다. 업무 협업 툴을 사용하면 모든 업무 관련 정보를 중앙 집중화하여 저장하고 공유할 수 있습니다. 이로써 데이터 손실과 중복을 방지하며 필요한 정보를 찾기에 용이합니다. 필요한 정보를 찾느라 시간을 버리는 일은 없어지겠지요. 네 번째 재택 근무가 가능합니다. 특히 최근에는 재택 근무가 증가하면서 업무 협업 툴의 필요성이 더 커졌습니다. 이러한 도구들은 지리적으로 분산된 팀들 간에도 효율적인 협업을 가능하게 합니다. 다섯 번째 팀원들 간의 협업 강화입니다. 업무 협업 툴은 팀원들 간의 협업을 촉진하고 팀원들 간의 효과적인 지식 공유할 수 있고, 이는 팀원들의 역량을 최대한 발휘할 수 있도록 도와줍니다.
업무 협업 툴의 필요성
첫 번째 업무 혼선을 해소합니다. 조직 내부에서 업무적으로 혼선이 발생할 때 업무 협업툴을 통해 업무를 체계적으로 관리하고 협업 할 수 있습니다. 두 번째 업무 투명성입니다. 업무 협업 툴은 업무 진행 상황을 투명하게 보여주므로 관리자나 팀원들이 언제든지 업무 상황을 파악할 수 있습니다. 세 번째 업무 생산성 향상입니다. 업무 협업 툴을 통해 업무 일정과 할 일 목록을 효과적으로 관리하면 업무 생산성을 향상 할 수 있습니다. 네 번째 재택 근무 지원입니다. 재택 근무 환경에서 팀원들 간의 협업을 원활하게 유지하려면 각자의 위치에서 회사 중요 파일을 볼 수 있는 클라우드 같은 시스템이 필요하며 또 다르게는 업무 협업 툴로 이를 보완할 수 있습니다. 다섯 번째 정보 보안 강화입니다. 업무 협업 툴은 데이터 보안 기능을 제공하여 조직 내의 중요 정보를 안전하게 보호할 수 있도록 도와줍니다.
업무 협업 툴 선택 시 고려 사항
이번에는 업무 협업 툴을 선택할 때 고려해야 할 주요 요소와 선택 방법에 대해 알려드리겠습니다. 해외에서 많이 사용하는 세일즈포스, 슬랙, 젠데스크가 있고 국내에서는 잔디, 핑거세일즈, 다우오피스 등이 있습니다. 비슷하지만 각각의 특화된 기능이 다르고 기업에서 필요한 기능을 구현하기 어려울 수 있으니 선택 시에는 여러 제품의 기능을 비교해 보고 실제 데모 제품을 사용해 보시는 것을 추전 드립니다. 영업 및 고객 관리를 위해서는 세일즈포스나 핑거세일즈를 많이 사용하며 고객 CS용으로는 젠데스크가 제일 점유율이 높습니다. 채팅 형태의 업무 소통의 효율을 높인 슬랙이나 잔디도 있습니다.
다양한 협업 툴을 선택 시에는 비용도 비용이지만 고려해야 할 사항이 있습니다. 먼저 조직의 필요와 목표 파악해야 합니다. 그리고 업무 협업 툴을 도입하는 목표와 조직의 필요를 명확하게 이해해야 합니다. 업무 협업 툴은 어떤 문제를 해결하고 어떤 업무를 지원할 것인지를 결정하는데 중요한 역할을 합니다. 따라서 툴의 기능 및 조직의 업무 특성에 맞게 필수 기능을 검토해야 합니다. 예를 들어, 실시간 채팅, 화상 회의, 파일 공유, 프로젝트 관리, 일정 관리 등의 기능이 필요한지 확인한 지 정보의 집중화를 할 때 어디서부터 어디 까지의 정보가 필요한지, 구축된 시스템에서 가능한지 추가 개발해서 해야 할지 등을 정해야 합니다. 그리고 업무 협업 툴은 조직의 성장에 따라 확장 가능해야 합니다. 기업에 맞게 어디까지 개발이 가능한지 가용 범위는 어디까지 할 수 있는지 체크하는 것도 중요합니다. 그리고 대외비 정보와 고객 정보까지 중요한 정보를 다루다 보니 조직의 데이터와 정보를 보호하기 위한 보안 기능을 꼭 확인하세요.
월 별 혹은 연간 비용이 1인당 지불하는 방식으로 직원이 많을 수록 비용은 추가됩니다. 예산 및 비용 구조를 대략이라도 잡아두셔야 합니다. 업무 협업 툴의 가격과 비용 구조를 검토하고, 조직의 예산과 일치하는지 확인하세요. 무료 버전과 유료 버전을 비교하여 어떤 버전을 선택할지 결정하세요.
어느 정도 10개중 1~2개로 정해졌다면 무료 평가판을 통해 직접 사용해 보세요. 몇 가지 후보 업무 협업 툴을 선택하여 시범 운영을 진행하고, 실제 운용 방법과 내부 직원의 피드백을 통해 개선할 부분이 있는지 확인해 보세요. 그리고 사용자 지원 및 교육이 어떻게 이루어지는지도 중요합니다. 막상 새로운 기술을 도입했어도 익숙하지 않은 직원들은 새로운 툴을 사용하지 않으려고 할 수 있습니다. 빠르게 업무를 익히고 사용할 수 있도록 시스템 교육 및 지원을 어디까지 해주는지 옵션들을 확인해 보세요.
위에 소개한 고려 사항들을 고려해 선택한다면 조직에 필요한 가장 적합한 협업 툴을 찾을 수 있을 것입니다. 업무 협업툴은 어떻게 보면 익숙했던 기존 워크 플로우를 완전히 개선 하게 될 수도 있기에 내부의 직원들이 받아들이기 힘들 수 있습니다. 팀원 간의 충분한 이해와 의견을 공유하지 못한 채 도입된다면 그 업무 협업 툴은 아무도 사용하지 않은 채 남아있을 수 있으니 무엇보다 직접 사용할 팀원들 간의 의견을 수집하고 그들의 요구와 피드백을 듣고 최종적으로 결정하는 것을 추천 드립니다.
업무 협업 툴 종류
대표적인 국내외 협업 툴은 아래와 같습니다. 이후에는 각각의 협업툴을 자세하게 살펴보겠습니다.