업무 협업 툴 도입에서 가장 고민 되는 점
정보의 집중화를 통해 업무의 효율을 높이기 위해 업무 협업 툴 도입, 고민이 많으시죠? 저 또한 한 회사에서 업무 협업툴도입에 대한 과제를 받고 협업툴을 안정화 시켜 보았습니다. 제품을 알아보고 내부적인 직원들의 설득하여 안착 시키는데 까지는 참 많은 교육 및 동기부여들이 필요로 했습니다. 그 중에 가장 걸림이 되는 것은 먼저 직원들을 변화를 싫어합니다. 업무 협업툴 말이 좋아 협업툴이지, 익숙해진 보고 시스템에서 다시 새로운 툴을 배워서 사용하려면 익숙해 지는데까지 불편한 시간들이 분명히 존재해야 하기 때문입니다. 그리고, 이미 사용 중인 툴이 너무 많은 것도 문제였습니다. 모든 구성원이 공통적으로 느끼는 문제점은 다른 툴 도입보다는 ‘그룹웨어’의 개선이 먼저였습니다.
그래서 공통적으로 문제를 느끼는 그룹웨어 기능에 대표님이 원하시는 CRM기능까지 구현할 수 있는 업체를 찾아보았어요. 마지막 까지 비교한 업체는 세일즈 포스와 다우오피스였습니다. 여기서 최종적으로 선택하게 된 다우오피스에 대해 알아보겠습니다.
2023년 네이버 데이터 랩에 따르면 사람들이 가장 많이 찾아보는 업무 협업 툴로 잔디, 플로우, 채널톡, 다우오피스, 세일즈포스 순으로 많이 찾아보는 것을 알 수 있습니다. 2019년 도입 당시에는 잔디나 플로우, 채널톡은 이제 시작한 스타트업이었기에 회사에서는 고려하는 업체에서 제외되었습니다. 업무 협업 툴을 도입하려고 알아보는 순간 얼마나 많은 업체가 있는지, 각 업체는 또 얼마나 많은 기능들을 보유하고 있는지 깜짝 놀랠 수 도 있습니다. 하지만 그 수많은 업체 중에서 오래되고 탄탄한 회사인 다우 오피스 협업 툴을 선택한 이유를 알아보겠습니다.
다우오피스 주요기능
그룹웨어, 업무 관리, 메신저, 재택 근무, 비대면 업무 환경 구축, Works기능으로 CRM 기능 구현 가능, 다양한 시스템과 연동 개발 가능, 전자결재 시스템, 화상 미팅이 가능한 협업툴입니다.
협업툴 다우오피스 선택한 가장 큰 이유 세가지
1. 사용자 UI가 편안하다
기존에 사용하던 그룹 웨어나 구글 메일과 비슷한 UI로 구성되어 있어 보기에 편했습니다. 대시 보드도 손쉽게 만들 수 있으며 관리자 입장에서는 진행 중인 프로젝트가 얼마나 진행되었는지 메인 화면에서 항상 확인할 수 있습니다. 소프트웨어가 업데이트 될 때마다 새롭게 기능이 추가되고 그럴 경우 그룹웨어 담당자가 직접 연락하여 안내해 주는 것, 문제가 발생 시 메일로 문의하면 담당자가 배정되어 문제 해결에 도움을 주는 형태도 사용하는데 꽤 좋았습니다. 대부분 사후 관리가 안되서 불편함을 많이 호소하게 되는데 다우오피스는 비교적 사후 관리가 체계적이고 잘 되는 편 인것 같습니다.
2. 다우오피스 Works를 ‘CRM’툴로 사용하다.
다우 오피스를 선택한 이유는 이 웍스 기능이 너무 좋아서 선택했다고 해도 과언이 아닙니다. 특허 받은 이 works 기능은 앱 형태로 손쉽게 원하는 탬플릿을 만들어 협업이 가능합니다. ERP와 연동하여 단 몇 분 만에 월간, 연간 매출 통계를 시각화하여 분석하거나 고객이 구매한 상품 및 A/S 정보를 연동하여 고객 DATA를 한 곳에서 볼 수 있도록 가능하게 만들었습니다. 각 팀에서 원하는 데이터를 하나의 앱으로 만들고 실시간으로 소통할 수 있게 되어 여러 번 물어보지 않게 되고, 진행한 업무에 대한 기록을 남겨 타 팀에서도 중복되거나 놓치는 일이 없도록 기록하게 되어 업무 효율성이 높아졌습니다. 다우오피스 개발자분께서 웍스를 잘 활용하는 업체 중에 손에 꼽는다고 할 정도로 저희 회사는 이 웍스를 내부적인 CRM 툴로 응용하여 사용하고 있습니다.
3. 게시판, 자료실로 정보 집중화가 가능해졌다.
무엇보다 불편하고 시간이 지연되는 것 중에 하나가 자료 찾는 시간입니다. 대부분 회사 자료는 A팀원 폴더에, 혹은 어느 게시판에, 혹은 B직원 메일에 여기 저기 혼재 되어있습니다. 중소기업 같은 경우 퇴사자가 발생할 경우 아무리 인수인계를 잘 작성하더라도 담당자가 사용하던 모든 자료를 넘겨주기가 어렵고, 메일 같은 경우는 더욱더 기록에 남겨 넘겨 주기가 어렵지요. 다우 오피스는 이러한 중소기업의 잦은 인사 이동 및 퇴사자 발생의 어려움을 알고 메일을 연계해서 사용할 수 있는 기능이 탑재되어있습니다. 또한 메일 공유 기능이 있어 고객사에서 오는 메일은 팀장 한 명이 받은 메일을 팀원과 함께 공유할 수 있어 매번 메일을 전달하는 수고로움도 덜어집니다.
4. 높은 보안 시스템으로 자료 보안이 가능해졌다.
회사 내 고객 정보가 많으며 가격 경쟁이 치열한 상품들이 있었기에 무엇보다 보안이 중요했습니다. 회사 내에서만 클라우드 접속이 가능하도록 만든 것도 그 이유였습니다. 허나 자료 접근이 외부에서 어렵게되자 업무에 차질이 생기거나 재택근무가 원활하게 진행할 수 없었습니다. 다우오피스를 통해 클라우드 보안시스템을 사용한 이후는 재택근무 환경 만드는 것이 훨씬 수월해졌습니다.
5. 그룹웨어-회계-경영지원 기능 통합 및 타프로그램 연동가능
그룹웨어는 이제 메일의 기능만 충실해서는 안됩니다. 고객들은 다양하고 복잡해진 업무를 한 곳에서 모두 해결 하기를 원합니다. 게시판의 글을 메일로 손쉽게 보내고, ERP 자료를 그룹웨어에서 보고서 형태로 볼 수 있고, 근태관리, 사내 메신저, 고객관리, 고객 정보 등 모든 것을 한 플랫폼에서 보고자 했어요. 하고자 하는 것이 너무 많아서 사실 보통 그룹웨어가 구현하기 어려웠으나 많은 부분이 다우오피스 Works 에서 해결했고, 다우오피스는 사용해 본 결과 추천할 만한 그룹웨어라고 생각합니다.
많은 말보다 직접 시스템을 만져보면서 체험해야 나에게, 우리 업체에 맞는지 알 수 있어요. 거의 모든 그룹웨어가 첫 1개월은 무료 체험이 가능하니 가능한 고려하고 있는 업체는 꼭 무료 체험을 사용해 보시길 권장 드립니다.